Hvorfor Microsoft 365 er fundamentet i moderne bedrifter – og hvordan du får mest mulig ut av lisensene dine

Microsoft 365 har blitt selve grunnmuren i arbeidsdagen for de fleste bedrifter, uansett størrelse. Likevel er det overraskende få som faktisk utnytter mulighetene som ligger i plattformen. Mange bruker bare e-post og Teams-møter, mens resten av verktøyene, som kunne spart dem for tid, frustrasjon og kostnader – blir stående ubrukt.

I en tid der effektivitet, sikkerhet og samarbeid er avgjørende, er det å forstå Microsoft 365 mer enn en fordel: Det er en nødvendighet. I dette innlegget ser vi nærmere på hvorfor plattformen er så viktig, hvilke feil mange bedrifter gjør, og hvordan du får maksimal verdi ut av lisensene dine.

Typiske feil bedrifter gjør med Teams og SharePoint

Teams og SharePoint er kraftige verktøy for samarbeid og dokumenthåndtering, men kun når de er riktig satt opp. Mange bedrifter opplever rot i mapper, dupliserte filer og uklarhet om hvor ting skal lagres.

De vanligste feilene inkluderer:

• Mapper opprettes tilfeldig uten tanke på struktur eller tilgangsnivå

• Teams-grupper opprettes ukontrollert, ofte til samme formål

• Filer lagres lokalt og lastes opp manuelt, noe som skaper versjonskonflikter

• Dårlig søkbarhet fordi innhold ligger “overalt”

Konsekvensen? Rot, frustrasjon og unødvendig tidsbruk.

• En riktig strukturert SharePoint og Teams-løsning sørger for:

• Klare områder for dokumenter og samarbeid

• Automatiske versjoner av filer

• Riktig tilgang til riktig person

• Bedre sikkerhet, styring og produktivitet

Hvordan riktig struktur sparer tid og frustrasjon

Riktig organisering av filer, områder, grupper og tillatelser er en game-changer for bedriften.

Det gir:

• Bedre flyt – ansatte finner dokumenter raskt og slipper versjonsrot

• Bedre kontroll – tilgang baseres på roller, ikke enkeltbrukere

• Automatisering – prosesser som godkjenning, varslinger og deling skjer sømløst

• Bedre arbeidskultur – mindre frustrasjon, bedre samhandling

Mange blir overrasket over hvor lite som skal til før hverdagen blir mer effektiv.

Viktige sikkerhetsfunksjoner de fleste ikke vet om

Selv om Microsoft 365 tilbyr sikkerhetsnivåer i verdensklasse, er det mange bedrifter som ikke har aktivert de viktigste funksjonene. Dette gjør dem sårbare for phishing, hacking og datalekkasjer.

Her er tre funksjoner alle bør bruke:

1. Multi-Factor Authentication (MFA)

   Det enkleste og mest effektive tiltaket mot innbrudd. Stopper over 99 % av automatiserte angrep.

2. Conditional Access

   Gir deg kontroll over hvor, hvordan og av hvem data kan nås.

   Eksempel: Blokker pålogging fra utlandet eller ukjente enheter.

3. DLP – Data Loss Prevention

Forhindrer at sensitive data deles ved et uhell.

Eksempel: Advarsler dersom noen forsøker å sende persondata ukryptert.

Dette er funksjoner som følger med mange av lisensene – men som må settes opp riktig for å gi effekt.

Tips for bedre samhandling på tvers av avdelinger

God samhandling handler ikke bare om verktøy, men om hvordan de brukes.

Her er noen praktiske tips:

• Bruk delte Teams-kanaler for prosjekter og avdelinger

• Standardiser navngivning av teams og mapper

• Bruk @mention i Teams i stedet for e-post til små avklaringer

• Lag felles arbeidsflyter for dokumentgodkjenning, ferieplanlegging, onboarding m.m.

• Automatiser repetitive oppgaver med Power Automate

Når alt er satt opp riktig, får ansatte en mer sømløs arbeidsdag – uansett hvor de befinner seg.

Få mest mulig ut av lisensene dine

Mange bedrifter betaler for funksjoner de ikke bruker. Ofte dekker dagens lisenser behov som bedriften i stedet løser med eksterne systemer.

Ved å ta en gjennomgang av:

• Eksisterende lisenser

• sikkerhetsnivå

• Teams– og SharePoint-struktur

• Automatisering

• Samhandlingsrutiner

…kan man kutte kostnader, øke sikkerheten og forbedre arbeidsflyten betydelig.

Trenger du en helsesjekk av Microsoft 365-miljøet ditt?

• En profesjonell gjennomgang av Microsoft 365 gir klarhet i:

• Hva som fungerer

• Hva som bør forbedres

• Hvordan dere kan jobbe smartere

• Hvilke sikkerhetsrisikoer som bør tettes

• Hvor dere betaler for unødvendige lisenser

Vi tilbyr en helsesjekk som gir konkrete anbefalinger og praktiske tiltak, alt tilpasset din bedrift.